Confidentialité de l'intranet

Cette politique décrit les données traitées par l’intranet d’Aeon Studio, accessible à l’adresse https://intra.aeonstudio.fr, et plus particulièrement par son outil « Publication », qui met en ligne les vidéos produites par l’agence sur sa propre chaîne YouTube et sur son espace Google Drive.

L’intranet est un outil de gestion interne. Il n’est pas ouvert au public : seuls les membres de l’équipe d’Aeon Studio disposent d’un compte. Il ne propose ni inscription, ni service destiné à des tiers.

Responsable du traitement

Aeon Studio, SASU

Siège social

24 rue Franklin, 92600 Asnières-sur-Seine, France

Contact

aurelien.elias@aeonstudio.fr

Deux catégories de personnes seulement :

• Les membres de l’équipe d’Aeon Studio, qui disposent d’un compte sur l’intranet et dont le compte Google peut être relié à l’outil Publication.
• Les interlocuteurs de nos clients dont le nom, la fonction et l’adresse professionnelle figurent dans les projets et les documents commerciaux (devis, factures) gérés par l’agence.

Aucune donnée n’est collectée auprès de visiteurs anonymes, et l’outil ne comporte ni traceur publicitaire, ni mesure d’audience tierce.

3.1 Comptes de l’équipe

Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, rôle (direction ou équipe) et empreinte du mot de passe. Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair : seule une empreinte cryptographique (scrypt, avec sel aléatoire) est enregistrée, et elle ne permet pas de retrouver le mot de passe d’origine.

3.2 Données de production

Projets, tâches, temps passé, documents commerciaux et coordonnées des interlocuteurs clients, nécessaires au suivi de l’activité de l’agence.

3.3 Données liées aux vidéos publiées

Pour chaque vidéo mise en ligne : titre, description, format, miniature, fichier de sous-titres, notes internes de production, taille du fichier, identifiant de la vidéo YouTube et lien de téléchargement associé.

3.4 Données Google

Voir la section 4, qui leur est entièrement consacrée.

L’outil Publication utilise les services d’API YouTube (« YouTube API Services ») ainsi que l’API Google Drive.

En utilisant cet outil, vous acceptez les conditions d’utilisation de YouTube, et vous êtes informé que Google traite des données conformément à sa politique de confidentialité.

4.1 Autorisations demandées et usage exact

L’outil demande trois autorisations, et uniquement celles-ci :

• youtube.upload : téléverser un fichier vidéo sur la chaîne YouTube de l’agence.
• youtube.force-ssl : associer à cette vidéo sa miniature et son fichier de sous-titres, et lire le nom de la chaîne connectée afin de l’afficher dans l’interface, pour éviter toute publication sur la mauvaise chaîne.
• drive.file : déposer une copie du fichier vidéo dans un dossier dédié du Google Drive de l’agence, générer le lien de téléchargement transmis au client, puis supprimer ce fichier à l’expiration du délai.

L’autorisation drive.file restreint l’application aux seuls fichiers qu’elle a elle-même créés. L’outil ne peut ni lire, ni modifier, ni supprimer le moindre autre document du Google Drive de l’agence.

4.2 Méthodes d’API appelées

youtube.videos.insert, youtube.thumbnails.set, youtube.captions.insert, youtube.channels.list, drive.files.create, drive.permissions.create, drive.files.delete.

4.3 Données Google conservées

L’outil conserve, sur son propre serveur :

• un jeton d’actualisation (« refresh token ») qui lui permet de continuer à publier sans redemander une connexion à chaque fois ;
• l’identifiant et le nom de la chaîne YouTube reliée ;
• les identifiants des vidéos et des fichiers Drive qu’il a créés.

L’outil n’a jamais accès au mot de passe du compte Google. Il ne lit ni les messages, ni les contacts, ni l’agenda, ni les fichiers Drive qu’il n’a pas créés lui-même. Le jeton est stocké sur le serveur, hors de portée du navigateur, et n’est jamais transmis à un tiers.

4.4 Usage limité (Limited Use)

L’usage que fait l’intranet Aeon Studio des informations reçues des API Google respecte la politique « Limited Use » des données utilisateur des services d’API Google, y compris ses exigences d’usage limité.

Concrètement, les données obtenues via ces API servent exclusivement à publier et à livrer les vidéos produites par l’agence. Elles ne sont jamais vendues, ni transmises à des tiers, ni utilisées à des fins publicitaires, ni exploitées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle généralistes, ni lues par des humains, sauf accord exprès de l’utilisateur concerné, pour des motifs de sécurité, pour se conformer à la loi, ou lorsque ces données sont agrégées et anonymisées.

4.5 Retirer l’accès

Le titulaire du compte Google peut révoquer à tout moment l’accès accordé à l’intranet Aeon Studio depuis la page de sécurité de son compte Google : myaccount.google.com/permissions

La direction peut également déconnecter le compte directement depuis l’intranet, dans Outils > Publication, ce qui efface immédiatement le jeton d’actualisation conservé sur le serveur.

• Fichier vidéo d’origine : supprimé du serveur de l’intranet dès que la mise en ligne est terminée. Aucun rush n’y est stocké durablement.
• Copie de livraison sur Google Drive : supprimée automatiquement au bout de 30 jours, ou immédiatement sur demande depuis l’intranet.
• Vidéo publiée sur YouTube : conservée sur la chaîne de l’agence. L’intranet ne supprime jamais de vidéo YouTube ; cette action reste manuelle, dans YouTube Studio.
• Miniatures, sous-titres et notes de production : conservés tant que la fiche du livrable existe, car ils documentent le travail réalisé.
• Session de connexion : cookie valable 60 jours.
• Comptes de l’équipe : conservés pendant la durée de la collaboration, puis supprimés.

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées. Elles ne sont partagées qu’avec les prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement de l’outil :

• Google Ireland Limited / Google LLC : hébergement des vidéos publiées sur YouTube et des fichiers de livraison sur Google Drive.
• Airtable : base de données de suivi des projets.
• Hostinger : hébergement du serveur de l’intranet.

Les liens de téléchargement générés sur Google Drive sont accessibles à toute personne disposant du lien, puisqu’ils sont destinés à être transmis au client concerné. Ils cessent de fonctionner à l’expiration du délai indiqué à la section 5.

Le serveur de l’intranet est hébergé à Paris, en France. Les données traitées par Google et Airtable peuvent être transférées hors de l’Union européenne, dans le cadre des garanties mises en place par ces prestataires, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

L’accès à l’intranet est protégé par un identifiant et un mot de passe individuels, et l’ensemble des échanges est chiffré en HTTPS. Les mots de passe sont stockés sous forme d’empreinte cryptographique. Les jetons d’accès aux services Google et les clés d’API ne quittent jamais le serveur. Les sessions reposent sur un cookie signé, non accessible aux scripts du navigateur.

L’intranet dépose un unique cookie, nommé aeon_session, strictement nécessaire au maintien de la connexion. Il ne sert à aucune mesure d’audience ni à aucun ciblage publicitaire, et il est supprimé à la déconnexion.

Conformément au Règlement général sur la protection des données, toute personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur les données la concernant.

Ces droits s’exercent par courriel à aurelien.elias@aeonstudio.fr. Une réponse est apportée dans un délai d’un mois. En cas de désaccord persistant, une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris — www.cnil.fr.

Cette politique peut évoluer si les fonctionnalités de l’outil changent. La date de dernière mise à jour, en tête de document, fait foi. Toute modification substantielle est signalée aux membres de l’équipe.

Pour toute question relative à cette politique :

Email

aurelien.elias@aeonstudio.fr